Algemene Voorwaarden

1. Definities

In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:

• Lerian AI: de besloten vennootschap Lerian AI B.V., gevestigd en kantoorhoudende te Nederland, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel, aanbieder van het Platform en de Diensten.
• Klant: de rechtspersoon of de natuurlijke persoon handelend in de uitoefening van een beroep of bedrijf die met Lerian AI een Overeenkomst aangaat voor het gebruik van de Diensten.
• Overeenkomst: de overeenkomst tussen Lerian AI en de Klant met betrekking tot het gebruik van de Diensten, inclusief eventuele bijlagen, een dienstverleningsovereenkomst (SLA) en de Verwerkersovereenkomst.
• Diensten: de door Lerian AI aan de Klant op basis van Software-as-a-Service (SaaS) aangeboden diensten, waaronder begrepen maar niet beperkt tot gespreksanalyse, transcriptie, compliance monitoring en daarmee samenhangende functionaliteiten, zoals nader omschreven in de Overeenkomst.
• Platform: de door Lerian AI beheerde online omgeving (applicatie, website en API’s) waarmee de Diensten worden aangeboden en toegankelijk zijn voor de Klant en Gebruikers.
• Gebruiker: iedere natuurlijke persoon die namens of ten behoeve van de Klant toegang heeft tot het Platform en gebruikmaakt van de Diensten.
• Klantgegevens: alle gegevens, bestanden, data en informatie — waaronder persoonsgegevens, gespreksopnames, transcripties en metadata — die door of namens de Klant worden verstrekt, gegenereerd of verwerkt via het Platform.
• Verwerkersovereenkomst: de overeenkomst als bedoeld in artikel 28 lid 3 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarin de afspraken over de verwerking van persoonsgegevens zijn vastgelegd.
• Algemene Voorwaarden: deze algemene voorwaarden van Lerian AI.
• Schriftelijk: communicatie per brief, e-mail of enig ander elektronisch communicatiemiddel, mits de identiteit van de afzender en de integriteit van de inhoud voldoende vaststaan.

2. Toepasselijkheid

2.1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en rechtsbetrekkingen tussen Lerian AI en de Klant met betrekking tot het gebruik van de Diensten, tenzij partijen Schriftelijk uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen.

2.2. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere algemene voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.3. Afwijkingen van en aanvullingen op deze Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien zij Schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen.

2.4. Indien enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden strijdig is met een bepaling in de Overeenkomst, prevaleert de bepaling in de Overeenkomst. Indien de Overeenkomst strijdig is met de Verwerkersovereenkomst ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens, prevaleert de Verwerkersovereenkomst.

2.5. Lerian AI heeft het recht deze Algemene Voorwaarden eenzijdig te wijzigen. Wijzigingen worden ten minste dertig (30) dagen voorafgaand aan de inwerkingtreding Schriftelijk aan de Klant medegedeeld. Indien de Klant een wezenlijke wijziging niet wenst te accepteren, heeft de Klant het recht de Overeenkomst op te zeggen tegen de datum van inwerkingtreding van de wijziging.

3. Totstandkoming en duur van de Overeenkomst

3.1. Een Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant een door Lerian AI uitgebrachte offerte aanvaardt, een bestelformulier ondertekent, of zich via het Platform registreert en akkoord gaat met deze Algemene Voorwaarden, dan wel op het moment dat Lerian AI een begin maakt met de uitvoering van de Overeenkomst.

3.2. De Overeenkomst wordt aangegaan voor de duur zoals vastgelegd in de Overeenkomst. Bij gebreke van een vastgelegde duur geldt een initiële looptijd van twaalf (12) maanden.

3.3. Na afloop van de initiële looptijd wordt de Overeenkomst stilzwijgend verlengd voor opeenvolgende perioden van twaalf (12) maanden, tenzij een der partijen de Overeenkomst Schriftelijk opzegt met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste drie (3) maanden vóór het einde van de dan lopende contractperiode.

3.4. Alle door Lerian AI genoemde termijnen voor levering of oplevering zijn indicatief en gelden nimmer als fatale termijnen, tenzij uitdrukkelijk Schriftelijk anders is overeengekomen.

4. Dienstverlening

4.1. Lerian AI biedt de Klant het Platform aan op basis van SaaS. Het Platform stelt de Klant in staat om gespreksdata te uploaden, te laten transcriberen, te analyseren en te monitoren op compliance, een en ander conform de specificaties zoals beschreven in de Overeenkomst.

4.2. Lerian AI spant zich in om de Diensten met zorg uit te voeren, overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap. De verplichtingen van Lerian AI op grond van de Overeenkomst hebben het karakter van een inspanningsverbintenis, tenzij uitdrukkelijk Schriftelijk een resultaatverbintenis is overeengekomen.

4.3. Lerian AI is gerechtigd de Diensten geheel of gedeeltelijk door derden te laten uitvoeren, zonder dat daarvoor voorafgaande toestemming van de Klant vereist is, met dien verstande dat Lerian AI verantwoordelijk blijft voor de nakoming van de Overeenkomst.

4.4. Lerian AI is gerechtigd wijzigingen aan te brengen in de functionaliteit en werking van het Platform. Lerian AI zal de Klant tijdig informeren over wezenlijke wijzigingen die de werking van de Diensten materieel beïnvloeden.

5. Beschikbaarheid en onderhoud

5.1. Lerian AI streeft naar een beschikbaarheid van het Platform van 99,5% op maandbasis, gemeten over de periode van een kalendermaand, met uitzondering van gepland onderhoud en omstandigheden als bedoeld in artikel 12 (Overmacht).

5.2. Lerian AI is gerechtigd het Platform tijdelijk buiten gebruik te stellen ten behoeve van onderhoud, aanpassingen of verbeteringen. Lerian AI zal gepland onderhoud zoveel mogelijk buiten reguliere kantooruren (maandag t/m vrijdag, 09:00 - 17:00 uur CET) laten plaatsvinden en de Klant hierover zo mogelijk ten minste 48 uur voorafgaand informeren.

5.3. In geval van spoedeisend onderhoud of calamiteiten is Lerian AI gerechtigd het Platform zonder voorafgaande kennisgeving tijdelijk buiten gebruik te stellen. Lerian AI zal de Klant in dat geval zo spoedig mogelijk informeren.

5.4. Lerian AI is nimmer aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het (tijdelijk) niet beschikbaar zijn van het Platform als gevolg van onderhoud of omstandigheden die buiten de invloedssfeer van Lerian AI liggen.

6. Support

6.1. Lerian AI biedt de Klant ondersteuning bij het gebruik van de Diensten via e-mail en het Platform. De beschikbaarheid en responstijden van de support worden nader omschreven in de Overeenkomst of een bijbehorende SLA.

6.2. Tenzij anders overeengekomen, biedt Lerian AI support op werkdagen (maandag t/m vrijdag, uitgezonderd erkende Nederlandse feestdagen) tussen 09:00 en 17:00 uur CET.

7. Verplichtingen van de Klant

7.1. De Klant is verantwoordelijk voor het juiste en rechtmatige gebruik van de Diensten en het Platform door de Klant en diens Gebruikers. De Klant staat ervoor in dat het gebruik van de Diensten niet in strijd is met de toepasselijke wet- en regelgeving, rechten van derden of de Overeenkomst.

7.2. De Klant is verantwoordelijk voor het informeren van betrokkenen wier gespreksdata via het Platform worden verwerkt, overeenkomstig de verplichtingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving, waaronder het verkrijgen van de vereiste toestemming of het beschikken over een andere geldige verwerkingsgrondslag.

7.3. De Klant draagt zorg voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de Klantgegevens die via het Platform worden verwerkt. Lerian AI is niet aansprakelijk voor de inhoud van de Klantgegevens.

7.4. De Klant draagt zorg voor adequate beveiliging van de inloggegevens en accounts van Gebruikers. De Klant is verantwoordelijk voor al het gebruik dat via diens accounts van de Diensten wordt gemaakt, ook indien dit gebruik zonder diens toestemming plaatsvindt.

7.5. De Klant zal Lerian AI onverwijld Schriftelijk informeren over wijzigingen in relevante gegevens en over omstandigheden die van belang kunnen zijn voor de correcte uitvoering van de Overeenkomst.

7.6. Het is de Klant niet toegestaan om:

• het Platform te gebruiken voor onrechtmatige doeleinden of in strijd met de openbare orde of goede zeden;
• de (technische) beveiliging van het Platform te omzeilen of te doorbreken;
• het Platform te reverse-engineeren, decompileren, disassembleren of op andere wijze de broncode te achterhalen;
• de Diensten aan derden ter beschikking te stellen, door te verkopen of te sublicentiëren zonder voorafgaande Schriftelijke toestemming van Lerian AI;
• het Platform op zodanige wijze te gebruiken dat daardoor de juiste werking wordt verhinderd of de overige gebruikers worden gehinderd.

8. Prijzen en betaling

8.1. De Klant is aan Lerian AI de vergoedingen verschuldigd zoals overeengekomen in de Overeenkomst. Alle door Lerian AI opgegeven prijzen zijn in euro’s en exclusief btw en eventuele andere heffingen van overheidswege, tenzij anders vermeld.

8.2. Lerian AI factureert de vergoedingen maandelijks of jaarlijks vooraf, overeenkomstig hetgeen in de Overeenkomst is bepaald. Betaling dient te geschieden binnen veertien (14) dagen na factuurdatum, op de door Lerian AI aangegeven wijze, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen.

8.3. Indien de Klant de verschuldigde bedragen niet tijdig betaalt, is de Klant van rechtswege in verzuim zonder dat nadere ingebrekestelling is vereist. Vanaf de datum van verzuim is de Klant de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) over het openstaande bedrag verschuldigd.

8.4. Alle redelijke kosten die Lerian AI maakt ter verkrijging van de haar toekomende bedragen — zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke incassokosten — komen voor rekening van de Klant. De buitengerechtelijke incassokosten bedragen ten minste 15% van het openstaande bedrag, met een minimum van € 250,—.

8.5. Lerian AI is gerechtigd de overeengekomen prijzen jaarlijks per 1 januari te indexeren op basis van de door het CBS gepubliceerde Consumentenprijsindex (CPI). Lerian AI zal de Klant ten minste dertig (30) dagen voorafgaand aan de prijswijziging hierover informeren.

8.6. Daarnaast is Lerian AI gerechtigd prijswijzigingen door te voeren die het gevolg zijn van wijzigingen in wet- en regelgeving, heffingen van overheidswege of substantiële kostenstijgingen bij toeleveranciers. Indien een dergelijke prijsverhoging meer dan 10% bedraagt, heeft de Klant het recht de Overeenkomst op te zeggen tegen de datum waarop de prijsverhoging ingaat, mits de opzegging Schriftelijk geschiedt vóór de ingangsdatum van de verhoging.

9. Geheimhouding

9.1. Partijen verplichten zich over en weer tot geheimhouding van alle Vertrouwelijke Informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar ontvangen. Onder “Vertrouwelijke Informatie” wordt verstaan alle informatie die door een partij als vertrouwelijk is aangemerkt of waarvan de ontvangende partij redelijkerwijs kan begrijpen dat deze vertrouwelijk van aard is, waaronder begrepen Klantgegevens, bedrijfsprocessen, technische informatie, commerciële gegevens en de inhoud van de Overeenkomst.

9.2. De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:

• reeds openbaar was op het moment van ontvangst, of nadien openbaar is geworden zonder toedoen van de ontvangende partij;
• de ontvangende partij reeds rechtmatig in haar bezit had vóór ontvangst van de verstrekkende partij;
• de ontvangende partij onafhankelijk heeft ontwikkeld zonder gebruik te maken van Vertrouwelijke Informatie van de verstrekkende partij;
• de ontvangende partij van een derde heeft ontvangen die gerechtigd was de informatie te verstrekken; of
• openbaar gemaakt moet worden op grond van wet- of regelgeving, een rechterlijk bevel of een beslissing van een bevoegde toezichthouder, in welk geval de ontvangende partij de verstrekkende partij hierover zo mogelijk voorafgaand informeert.

9.3. Partijen zullen de Vertrouwelijke Informatie uitsluitend gebruiken voor het doel waarvoor deze is verstrekt en zullen deze niet aan derden verstrekken, behoudens voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst of met voorafgaande Schriftelijke toestemming van de verstrekkende partij.

9.4. De geheimhoudingsverplichtingen uit dit artikel blijven ook na beëindiging van de Overeenkomst onverminderd van kracht gedurende een periode van drie (3) jaar.

10. Verwerking van persoonsgegevens

10.1. Indien en voor zover Lerian AI in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de Klant, wordt Lerian AI aangemerkt als verwerker in de zin van de AVG en de Klant als verwerkingsverantwoordelijke.

10.2. Partijen sluiten een Verwerkersovereenkomst overeenkomstig artikel 28 lid 3 AVG. De Verwerkersovereenkomst maakt onlosmakelijk onderdeel uit van de Overeenkomst.

10.3. Lerian AI verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van Schriftelijke instructies van de Klant, tenzij een op Lerian AI van toepassing zijnde wettelijke verplichting tot verwerking noopt.

10.4. De Klant garandeert dat de verwerking van persoonsgegevens via het Platform geschiedt op een geldige verwerkingsgrondslag als bedoeld in artikel 6 AVG en dat de Klant voldoet aan alle op hem rustende verplichtingen uit hoofde van de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de informatieverplichting jegens betrokkenen.

10.5. Lerian AI treft passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onrechtmatige verwerking en onbevoegde toegang, een en ander overeenkomstig de eisen van artikel 32 AVG en zoals nader beschreven in de Verwerkersovereenkomst.

11. Intellectueel eigendom

11.1. Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform, de Diensten, de software, documentatie, modellen, algoritmen, ontwerpen en alle overige materialen die door of namens Lerian AI zijn ontwikkeld of ter beschikking worden gesteld, berusten uitsluitend bij Lerian AI of diens licentiegevers. Niets in de Overeenkomst strekt tot gehele of gedeeltelijke overdracht van deze rechten aan de Klant.

11.2. Lerian AI verleent de Klant gedurende de looptijd van de Overeenkomst een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en herroepelijk gebruiksrecht om het Platform en de Diensten te gebruiken overeenkomstig de Overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden. Dit gebruiksrecht is beperkt tot het aantal Gebruikers en het gebruiksvolume zoals overeengekomen in de Overeenkomst.

11.3. De Klant behoudt alle rechten op de Klantgegevens. De Klant verleent Lerian AI een beperkt recht om de Klantgegevens te verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de Diensten en de Overeenkomst.

11.4. Lerian AI is gerechtigd om geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens — die niet herleidbaar zijn tot de Klant of individuele betrokkenen — te gebruiken voor de verbetering en doorontwikkeling van het Platform en de Diensten, statistische analyse en benchmarking, mits dit geschiedt in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.

11.5. Het is de Klant niet toegestaan enige aanduiding van intellectuele eigendomsrechten, handelsnamen of merken van Lerian AI te verwijderen, onleesbaar te maken of te wijzigen.

12. Overmacht

12.1. Geen der partijen is gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd wordt als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan, maar is niet beperkt tot: storingen in het internet of telecommunicatie-infrastructuur, stroomuitval, binnenlandse onlusten, epidemieën of pandemieën, overheidsmaatregelen, brand, natuurrampen, oorlog of oorlogsdreiging, arbeidsgeschillen bij derden, tekortkomingen van toeleveranciers of door Lerian AI ingeschakelde derden en cyberaanvallen (waaronder DDoS-aanvallen).

12.2. Indien een overmachtssituatie langer dan zestig (60) dagen voortduurt, is ieder der partijen gerechtigd de Overeenkomst Schriftelijk te ontbinden, zonder dat de andere partij aanspraak kan maken op schadevergoeding.

13. Aansprakelijkheid

13.1. De totale aansprakelijkheid van Lerian AI wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst of op welke rechtsgrond dan ook, is per gebeurtenis of reeks van samenhangende gebeurtenissen beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis daadwerkelijk aan Lerian AI heeft betaald op grond van de Overeenkomst, met een maximum van het totale jaarbedrag van de Overeenkomst.

13.2. De aansprakelijkheid van Lerian AI voor indirecte schade is uitgesloten. Onder indirecte schade wordt in ieder geval verstaan: gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade als gevolg van aanspraken van derden, verlies of verminking van Klantgegevens en alle overige schade die niet als directe schade kan worden aangemerkt.

13.3. De beperkingen en uitsluitingen van aansprakelijkheid als bedoeld in dit artikel gelden niet indien de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Lerian AI.

13.4. Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is dat de Klant de schade zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen dertig (30) dagen na ontdekking, Schriftelijk aan Lerian AI meldt. Iedere vordering tot schadevergoeding jegens Lerian AI vervalt door het enkele verloop van twaalf (12) maanden na het ontstaan van de vordering.

13.5. De Klant vrijwaart Lerian AI tegen alle aanspraken van derden die verband houden met het gebruik van de Diensten door de Klant of diens Gebruikers, waaronder begrepen aanspraken die voortvloeien uit schending van de toepasselijke privacywetgeving, intellectuele eigendomsrechten van derden of het onrechtmatig verwerken van gespreksdata.

14. Opschorting en ontbinding

14.1. Lerian AI is gerechtigd de uitvoering van de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk op te schorten of de Overeenkomst met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat daarvoor een ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst is vereist en zonder gehouden te zijn tot enige schadevergoeding, indien:

• de Klant een of meer verplichtingen uit de Overeenkomst niet, niet tijdig of niet volledig nakomt en — voor zover de tekortkoming herstelbaar is — de Klant deze tekortkoming niet binnen veertien (14) dagen na Schriftelijke ingebrekestelling heeft hersteld;
• de Klant in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt of verkrijgt, de WSNP op de Klant van toepassing wordt verklaard, of anderszins de vrije beschikking over diens vermogen verliest;
• de Klant diens onderneming staakt of liquideert;
• de Klant handelt in strijd met artikel 7 (Verplichtingen van de Klant) van deze Algemene Voorwaarden.

14.2. Indien de Overeenkomst wordt ontbonden, zijn alle vorderingen van Lerian AI op de Klant onmiddellijk opeisbaar. De Klant blijft gehouden tot betaling van de vergoedingen over de resterende contractperiode, onverminderd het recht van Lerian AI op vergoeding van schade.

14.3. Bij beëindiging van de Overeenkomst, om welke reden dan ook, vervalt het gebruiksrecht van de Klant op het Platform en de Diensten per direct. De Klant dient het gebruik van de Diensten onmiddellijk te staken.

14.4. Na beëindiging van de Overeenkomst stelt Lerian AI de Klant gedurende een periode van dertig (30) dagen in de gelegenheid de Klantgegevens te exporteren uit het Platform. Na afloop van deze periode is Lerian AI gerechtigd alle Klantgegevens te verwijderen, onverminderd eventuele wettelijke bewaarverplichtingen en de afspraken in de Verwerkersovereenkomst.

15. Toepasselijk recht en geschillen

15.1. Op de Overeenkomst, deze Algemene Voorwaarden en alle daaruit voortvloeiende of daarmee samenhangende rechtsbetrekkingen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (CISG) is uitgesloten.

15.2. Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst of deze Algemene Voorwaarden zullen in eerste aanleg uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Lerian AI is gevestigd, tenzij dwingendrechtelijke bevoegdheidsregels zich hiertegen verzetten.

15.3. Partijen zullen pas een beroep op de rechter doen nadat zij zich naar redelijkheid hebben ingespannen om het geschil in onderling overleg op te lossen.

16. Overige bepalingen

16.1. De Klant is niet gerechtigd rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst aan derden over te dragen zonder voorafgaande Schriftelijke toestemming van Lerian AI. Lerian AI is gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst over te dragen aan een aan haar gelieerde onderneming of aan een rechtsopvolger in het kader van een fusie, overname of overdracht van (een deel van) haar bedrijfsactiviteiten, mits dit de nakoming van de Overeenkomst jegens de Klant niet nadelig beïnvloedt.

16.2. Indien een of meer bepalingen van deze Algemene Voorwaarden nietig blijken te zijn of door een rechterlijke uitspraak worden vernietigd, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen zullen in dat geval in overleg treden om een vervangende bepaling overeen te komen die het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling zo dicht mogelijk benadert.

16.3. Het nalaten door Lerian AI om enig recht uit de Overeenkomst of deze Algemene Voorwaarden uit te oefenen, houdt geen afstand van dat recht in en laat de bevoegdheid van Lerian AI om dat recht alsnog uit te oefenen onverlet.

16.4. Deze Algemene Voorwaarden, tezamen met de Overeenkomst en de Verwerkersovereenkomst, vormen de volledige overeenkomst tussen partijen met betrekking tot het onderwerp daarvan en treden in de plaats van alle eerdere afspraken, onderhandelingen en overeenkomsten met betrekking tot hetzelfde onderwerp.

17. Contact

Voor vragen over deze Algemene Voorwaarden of de Diensten kunt u contact opnemen met Lerian AI via hello@lerianai.nl of via onze contactpagina.